GLI ARCHIVI ELETTRONICIStoricamente il primo traguardo raggiunto dall'editoria elettronica è stato quello di conquistare il mondo dell'archiviazione e dei cataloghi. In questo modo il testo digitale si è diffuso, soprattutto nei luoghi di lavoro, e si è fatto notare per i suoi vantaggi sulla carta stampata. Prima gli archivi degli indirizzi, dell'amministrazione, poi dei documenti, delle leggi, dei giornali; e dal giornale all'enciclopedia, sino ai testi letterari.
I sistemi di archiviazione informatizzati sono molto più efficienti di quelli tradizionali e, se può essere oneroso realizzarli, col tempo i costi si ammortizzano. Il problema dello spazio occupato dalla carta era stato già in parte affrontato da enti e biblioteche con l'introduzione di microfilm o microfiche.
Ma non c'è soltanto il problema dello spazio, c'è anche quello del reperimento delle informazioni è importante. Paradossalmente, in un'enorme biblioteca una persona rischia di essere sommersa dalle troppe informazioni e di non riuscire a trovare quelle di cui ha bisogno. Gli accessi ai dati, nei sistemi di archiviazione classici, sono infatti limitati e, soprattutto, le chiavi di accesso sono rigide, non si possono riordinare a piacimento. Un catalogo dei libri, in una biblioteca, contiene degli indici per titoli, autori, argomenti... La scheda del libro, però, contiene spesso anche altre informazioni, come la data, la casa editrice, il formato, il numero delle pagine e così via. Questi dati solitamente non costituiscono delle modalità di accesso.
Su un computer, i dati che compongono un database, i record, sono strutturati in campi. Dunque, li possiamo riordinare a nostro piacimento. Possiamo cioè avere l'elenco di tutti i libri pubblicati in una certa data, oppure da una certa casa editrice; e ancora possiamo incrociare questi valori ottenendo l'elenco di tutti i libri pubblicati da una certa casa editrice in un certo anno. L'immaterialità del testo libera le informazioni dalle catene in cui la carta le costringe. E anche la rigidità dell'ordine alfabetico viene messa in libertà attraverso la ricerca per parola, una funzione di richiamo nota con il termine inglese
retrieval. Attraverso il computer, per la prima volta i cataloghi, gli indici e i dati possono confluire e convivere sullo stesso supporto. Questo fatto può essere molto importante per esempio nel caso di un archivio giornalistico.
La costruzione di banche dati elettroniche di grandi dimensioni, come nel caso di una redazione giornalistica pre-esistente che deve essere riversata su supporti informatici, implica spesso degli investimenti che non si possono ammortizzare all'interno di un'azienda. Per questo motivo sono nate apposite agenzie che vendono informazioni, immagini e altri servizi. La New York Times Information Bank è stato uno dei primi casi di trasposizione di un archivio giornalistico su computer. Realizzata tra il 1968 e il 1972, è entrata in funzione per offrire servizi a utenti esterni.
In Italia l'erogazione delle informazioni giornalistiche on-line è arrivata più tardi con l'ANSA. Agenzia Nazionale Stampa Associata, che agli inizi degli anni '90 ha anche messo in vendita i suoi archivi storici dal 1981 al 1993 su CD-ROM (vedi foto in alto).